Das Vertragsmanagement gehört zu den komplexesten und zeitaufwändigsten Aufgaben in Unternehmen. Von der Erstellung über die Verhandlung bis zur Verwaltung und Einhaltung der Vertragskonditionen – all das kostet nicht nur Ressourcen, sondern birgt auch Risiken. Künstliche Intelligenz (KI) kann diesen Prozess revolutionieren, indem sie Arbeitsabläufe automatisiert, Risiken frühzeitig erkennt und Vertragsdaten effizient verwaltet.

Unternehmen wie die emjul GmbH sind spezialisiert darauf, maßgeschneiderte KI-Lösungen im Vertragsmanagement einzuführen. In diesem Blog erfahren Sie, wie KI den Umgang mit Verträgen verändert, welche Tools sich besonders eignen und welche Vorteile Unternehmen daraus ziehen können.

Die Herausforderungen im Vertragsmanagement

Traditionelles Vertragsmanagement ist oft mit folgenden Herausforderungen verbunden:

• Zeitaufwand: Das manuelle Überprüfen, Erstellen und Verwalten von Verträgen nimmt viel Zeit in Anspruch.
• Fehleranfälligkeit: Bei der Bearbeitung großer Vertragsvolumina entstehen häufig Fehler, die zu rechtlichen und finanziellen Risiken führen können.
• Unübersichtlichkeit: In vielen Unternehmen fehlt eine zentrale Struktur für die Speicherung und Verwaltung von Verträgen.
• Verpasste Fristen: Ohne automatisierte Erinnerungen gehen wichtige Deadlines für Kündigungen oder Vertragsverlängerungen schnell verloren.
• Risikoanalyse: Das Erkennen von potenziellen Risiken und unvorteilhaften Klauseln ist aufwendig und fehleranfällig.

Hier kommt KI ins Spiel: Durch den Einsatz intelligenter Technologien lassen sich diese Probleme effizient lösen.

Wie funktioniert KI im Vertragsmanagement?

KI im Vertragsmanagement nutzt maschinelles Lernen, Natural Language Processing (NLP) und andere fortschrittliche Technologien, um Vertragsdaten zu analysieren, zu verwalten und Prozesse zu automatisieren. Das Ziel ist, die Arbeitslast zu reduzieren, die Genauigkeit zu erhöhen und die Risiken zu minimieren.

Typische Einsatzmöglichkeiten von KI im Vertragsmanagement:

1. Automatisierte Vertragserstellung
   • KI-Tools erstellen basierend auf vordefinierten Vorlagen und Standardklauseln neue Verträge. Dies spart Zeit und gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
2. Vertragsanalyse
   • KI analysiert große Mengen an Vertragsdokumenten und extrahiert wichtige Informationen wie Vertragslaufzeiten, Zahlungsbedingungen oder Kündigungsfristen.
3. Risikobewertung
   • KI erkennt kritische Klauseln, potenzielle Risiken und unvorteilhafte Bedingungen in Verträgen. Unternehmen können so rechtliche und finanzielle Probleme frühzeitig vermeiden.
4. Automatische Fristenverwaltung
   • Intelligente Tools senden Erinnerungen für Vertragsverlängerungen, Kündigungsfristen oder andere wichtige Deadlines.
5. Compliance-Überprüfung
   • KI stellt sicher, dass Verträge den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen.
6. Zentrale Verwaltung und Suchfunktionen
   • Verträge werden in einer zentralen Datenbank gespeichert, die mit KI durchsuchbar ist. Unternehmen können Dokumente schnell finden und analysieren.

Tools für KI im Vertragsmanagement

Der Markt bietet mittlerweile zahlreiche Tools, die Unternehmen beim Einsatz von KI im Vertragsmanagement unterstützen. Hier sind einige der besten Lösungen:

1. DocuSign CLM

DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) ist ein führendes Tool für die Verwaltung von Vertragslebenszyklen. Mit KI-gestützten Funktionen hilft es bei der Vertragserstellung, Verhandlung und Analyse.

Funktionen:

• Automatisierung von Vertragsprozessen
• Integration von KI zur Analyse und Risikobewertung
• Einfache Such- und Filteroptionen für Vertragsinhalte

2. Lexion

Lexion ist eine KI-gestützte Vertragsmanagement-Plattform, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Es verwendet Natural Language Processing, um Verträge automatisch zu analysieren und wichtige Informationen hervorzuheben.

Funktionen:

• Automatische Extraktion von Vertragsdaten
• Erinnerungen für Fristen und Deadlines
• Benutzerfreundliche Oberfläche und zentrale Vertragsverwaltung

3. ContractPodAi

ContractPodAi ist eine umfassende Vertragsmanagementlösung, die KI nutzt, um Unternehmen bei der Verwaltung komplexer Vertragsportfolios zu unterstützen.

Funktionen:

• Intelligente Vertragserstellung
• Analyse und Risikobewertung
• Workflow-Automatisierung und Integration in bestehende Systeme

4. Kira Systems

Kira Systems verwendet KI, um Vertragsdaten zu analysieren und potenzielle Risiken in Dokumenten zu identifizieren. Es ist besonders nützlich für die Prüfung großer Vertragsvolumina.

Funktionen:

• Automatische Erkennung kritischer Klauseln
• Anpassbare Modelle für branchenspezifische Anforderungen
• Schnelle und präzise Datenextraktion

Vorteile von KI im Vertragsmanagement

1. Zeit- und Kostenersparnis

KI automatisiert zeitaufwändige Prozesse wie die Vertragserstellung, Datenerfassung und Fristenverwaltung. Das reduziert den manuellen Arbeitsaufwand erheblich.

2. Minimierung von Risiken

Durch die automatische Erkennung kritischer Klauseln und potenzieller Risiken hilft KI, rechtliche und finanzielle Probleme zu vermeiden.

3. Effizienzsteigerung

Verträge lassen sich schneller erstellen, analysieren und verwalten. Das sorgt für mehr Effizienz im gesamten Vertragsprozess.

4. Bessere Einhaltung von Vorschriften

KI stellt sicher, dass Verträge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und alle Compliance-Vorgaben eingehalten werden.

5. Zentrale und transparente Verwaltung

Alle Vertragsdokumente sind an einem Ort gespeichert und durchsuchbar. Das sorgt für Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams.

Wie die emjul GmbH Unternehmen unterstützt

Die emjul GmbH ist Ihr Partner für die Implementierung von KI-Lösungen im Vertragsmanagement. Mit unserer Expertise helfen wir Unternehmen, ihre Prozesse zu automatisieren, Risiken zu minimieren und wertvolle Ressourcen zu sparen.

Lesen Sie auch mehr zum Einsatz der KI in unseren Blogbeiträgen: Tokenisierung – Emjul

Warum emjul?

• Maßgeschneiderte Lösungen: Wir analysieren Ihre Anforderungen und entwickeln individuelle Strategien für Ihr Vertragsmanagement.
• Integration moderner Tools: Von DocuSign bis ContractPodAi – wir helfen Ihnen, die besten Tools in Ihre Prozesse zu integrieren.
• Langjährige Erfahrung: Wir verfügen über umfassendes Wissen in der Anwendung von KI in verschiedenen Branchen.
• Fokus auf Datenschutz: Unsere Lösungen sind DSGVO-konform und sorgen für höchste Datensicherheit.

Fazit: KI revolutioniert das Vertragsmanagement

KI im Vertragsmanagement bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, von der Automatisierung zeitaufwändiger Prozesse bis zur Reduktion von Risiken. Mit Tools wie DocuSign CLM oder Kira Systems und der Unterstützung von Experten wie der emjul GmbH können Unternehmen ihre Effizienz steigern und sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Sind Sie bereit, Ihr Vertragsmanagement zu optimieren? Kontaktieren Sie die emjul GmbH und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, das Beste aus KI für Ihr Unternehmen herauszuholen.